Isikuandmetele ligipääsu on seadusega kitsendatud. Püüame ka oma töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks. Kui Teid huvitab, mida me teeme Teie isikuandmetega ning kas ja kuidas Teie isikuandmed meie kaudu teistele teatavaks saavad, siis lugege allpool esitatud selgitusi.
Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Selleks soovitame esitada teabenõude, millele vastame esimesel võimalusel ja igal juhul ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame Teie soovi kohaselt kas paberil või elektrooniliselt.
Me keeldume Teie teabenõuet täitmast üksnes siis, kui see võib:
-
kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
-
kahjustada riiklikku julgeolekut;
-
takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist.
Kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise piiramist või kustutamist.
Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega ministeeriumis, saate vastuse meie andmekaitsespetsialistilt. Palume kirjutada aadressil [email protected].
Teil on õigus esitada meie otsuste ja tegevuse peale kaebus järelevalveasutusele või pöörduda halduskohtusse.
Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile rohkem Teie andmeid kui vastuse koostamiseks vaja.
Kui olete saatnud meile märgukirja, selgitustaotluse või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
Dokumendiregistris avaldatakse avaliku teabe seaduse kohaselt kirjavahetuse andmed, sealhulgas saatja või saaja andmed ning dokumendi pealkiri. Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita Teie ees- ja perekonnanime, vaid üksnes eesnimi ja perekonnanime esitäht. Dokumendi pealkirjaks märgime kokkuvõtva märksõna või tundliku sisuga kirja puhul „Informatsiooni edastamine“, „Taotlus“ või „Teabenõue“. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse sageli tundlikel teemadel.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel hindame, kas Teie pöördumise (ja ka vastuse) osaline või täielik väljastamine kahjustab oluliselt Teie eraelu puutumatust või sisaldab Teie pöördumine ja vastus sellele muud juurdepääsupiiranguga teavet. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35. Teie isiklikke kontaktandmeid – näiteks e-posti aadress, telefoninumber või elukoha aadress – ei väljastata (v.a juhul, kui esindate juriidilist isikut või asutust).
Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks ajakirjandusväljaande heaks töötava ajakirjanikuna), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Need kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus). Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutusesiseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.
Teie isikuandmeid kasutame Teile konsulaarteenuse või -abi tagamiseks. Kui sellega seoses tuleb meil pöörduda teiste isikute või asutuste poole või edastada neile Teie dokumente, võivad Teie andmed saada teatavaks ka kolmandatele isikutele. Me ei avalda neile Teie andmeid rohkem, kui on teenuse tagamiseks või abi korraldamiseks vajalik.
Esitatud isikuandmed on juurdepääsupiiranguga. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Mõnel juhul, näiteks konsulaarabi korraldamisel, võivad Teie andmed – eelkõige nimi ja sündmuse fakt – saada ka avalikuks. Me ei kinnita ega avalda neid andmeid ise ilma Teie nõusolekuta või kui selle saamine ei ole võimalik, siis ilma Teie lähedaste nõusolekuta.
Andmeid kasutatakse Teiega või vajaduse korral Teie lähedastega ühenduse võtmiseks ning operatiivse info vahendamiseks. Esitatud andmeid kasutame ka meie asutuse töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika koostamiseks. Selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse ilma nimedeta.
NB! Alates 01.09.2025 muutus konsulaarklientide isikuandmete volitatud töötlejaks Häirekeskus.
Konsulaarabi infotelefonil helistades töötleb Teie isikuandmeid ka Häirekeskus kooskõlas Välisministeeriumi ja Häirekeskuse omavahelise lepinguga ja siseministri 21.12.2016 vastu võetud määruses nr 36 „Hädaabiteadete ning abi- ja infoteadete andmekogu põhimäärus“ sätestatud korraga.
Töötleme Teie isikuandmeid konsulaarteenuse ja -abi tagamisel välisministri 07.08.2017 vastu võetud määruses nr 6 „Konsulaarametniku ametitoimingute ja diplomaatiliste passide andmekogu“ sätestatud korras.
Reisi registreerides annate vabatahtlikult teavet enda või oma reisikaaslaste viibimise asukohast ja kestusest välisriigis turistina või töölähetuses.
Registreerimisel Teie poolt või Teie kohta esitatud teavet kasutatakse juhul, kui piirkonnas on tekkinud kriisiolukord või on Teiega juhtunud midagi, mis muudab vajalikuks konsulaarabi korraldamise. Kui sellega seoses tuleb meil pöörduda teiste isikute või asutuste poole, võivad Teie andmed saada teatavaks ka kolmandatele isikutele. Me ei avalda neile Teie andmeid rohkem kui on abi korraldamiseks vaja.
Esitatud andmetele kehtib üldine juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiirangu alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Mõnel juhul võivad Teie andmed – eelkõige nimi ja sündmuse fakt – saada ka avalikuks. Me ei kinnita ega avalda ise neid andmeid ilma Teie nõusolekuta või kui selle saamine ei ole võimalik, siis ilma Teie lähedaste nõusolekuta.
Andmeid kasutatakse Teiega või vajadusel Teie lähedastega ühenduse võtmiseks ning operatiivse info vahendamiseks. Esitatud andmeid kasutame ka meie asutuse töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika koostamiseks. Selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse ilma nimedeta.
Kui Te külastate ministeeriumi võrgulehte, piirduvad Teie kohta kogutavad ja säilitatavad andmed
-
Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga);
-
Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga;
-
külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).
Me ei seo IP-aadresse isikut tuvastava teabega. Kogume ja säilitame andmeid selle kohta, millist võrgulehe osa külastate ja kui kaua seal peatute. Neid andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal võrgulehte arendada ja muuta see kasutusmugavamaks. Andmeid säilitatakse seitse päeva.
Kui Te osalete küsitlustes, võime mõnel juhul küsida Teie nime ja kontaktandmeid, mida kasutatakse küsitluses näidatud juhtumitel Teiega ühenduse võtmiseks (näiteks Eesti-teemalises viktoriinis võidu kättesaamise korraldamiseks). Esitatud andmeid avaldame üksnes isikustamata kujul. Andmeid säilitatakse kuus kuud.
Nõuandetelefonile helistamistest avaldame kokkuvõtted isikustamata kujul. Telefonikõnesid salvestab ministeerium konsulaarseadusest tulenevate ülesannete täitmiseks ja kõnesid säilitatakse kuus kuud.
Välisministeeriumisse tööle või praktikale kandideerimine
Kandideerides Välisministeeriumi teenistusse (töötajaks või ametnikuks), töötleme Teie isikuandmeid eesmärgiga leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused sobivad enim teenistusülesannete täitmiseks, ning teha ettepanek asuda teenistuskohale. Ka praktikale kandideerides on isikuandmete töötlemise eesmärk leida kandidaat, kelle omandatav haridus, teadmised ja oskused vastavad enim praktikandile esitatavatele nõuetele ja praktika eesmärgile.
Ametniku kohale (sh diplomaatilise ametikohale) kandideerimisel lähtume avaliku teenistuse seadusega ettenähtud reeglitest. Diplomaatilistele ametikohtadele on välisteenistuse seadusega kehtestatud erinõuded.
Tööle kandideerimisel lähtume töölepingu seadusega sätestatust. Me ei küsi Teilt andmeid, mille vastu meil puudub õigustatud huvi. Asukohariigist välisesindusse teenistusse kandideerijate puhul lähtume asukohariigi tööõigusest.
Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks. Samuti on soovitajad nõustunud sellega, kui nende poole teabe saamiseks pöördume.
Värbamist ja konkursse korraldab personaliosakond või asjaomane välisesindus. Teatame avaliku konkursi korraldamisest ministeeriumi või asjaomase välisesinduse veebilehel, sh sotsiaalmeedias. Võime konkursikuulutuse avaldada ka muudes kanalites (sh värbamisportaalides, listides jm). Vabale teenistuskohale saate kandideerida otse e-posti aadressile [email protected] või kuulutuses märgitud e-posti aadressile kirjutades ning kandideerimistaotlust esitades. Praktikale saate kandideerida e-posti aadressil [email protected]. Teenistuskohale või praktikale ei pea kandideerima värbamisportaali vahendusel. Värbamisel võime kasutada ka väliste teenusepakkujate teenuseid.
Konkursikuulutuses esitatakse nõuded kandidaadi haridusele, töökogemusele, teadmistele ja oskustele ning konkursil osalemiseks esitatavad dokumendid ja nende esitamise tähtaeg. Konkursikuulutus sisaldab ka teisi olulisi tingimusi, mille kirjeldamine võib olla oluline tulenevalt avaliku teenistuse või välisteenistuse seaduse muudest sätetest. Juhul, kui teenistuskoht eeldab riigisaladusele juurdepääsuloa taotlemist, teavitame sellest konkursikuulutuses. Riigisaladusele juurdepääsuloa taotlemisel lähtutakse riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusest.
Kandidaatide hindamiseks võime kasutada järgmiseid meetodeid:
kandideerimisel esitatud dokumentide analüüs;
vestlus;
testimine (nt vaimse võimekuse või isiksuse test, testimiseks võime kasutada ka väliseid teenusepakkujaid);
kirjalik ülesanne;
muu kandidaadi hindamiseks asjakohane meetod.
Värbamisprotsessis ning teenistussuhtes esitatud dokumendid ja andmed on juurdepääsupiiranguga teave, mida kolmandatele isikutele ei avaldata, v.a seaduses sätestatud juhtudel. Kandidaadid võivad omavahel värbamisprotsessi jooksul kohtuda.
Välisministeerium säilitab värbamisprotsessis kogutud dokumente järgmistel eesmärkidel ja tähtaegadel:
värbamisprotsessis võimalike tekkivate õigusvaidluste lahendamiseks kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
kandidaadi nõusolekul tuleviku värbamiskonkurssidel osalemise ettepaneku tegemiseks (6 kuud);
ametniku ja töötaja isikuandmeid lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks ning juriidiliste kohustuste täitmiseks (teenistussuhte kehtimise ajal ja kuni 10 aastat teenistussuhte lõppemisest)
praktika lepingu sõlmimiseks, täitmiseks ja õigusvaidluste lahendamiseks (praktikalepingu kehtimise ajal ja selle lõppemisest 3 aastat).
Töötleme Teie isikuandmeid juhindudes nendest põhimõtetest ka juhul, kui kandideerite Välisministeeriumi vahendusel:
Euroopa Liidu Välisteenistuse noorametnike programmi (The Junior Professionals in Delegation (JPD) Programme);
Juhime tähelepanu, et teiste asutuste programmidesse ja tsiviilmissioonidele kandideerimisel töödeldakse Teie isikuandmeid asjaomaste asutuste poolt vastavalt nende kehtestatud andmekaitsetingimustele.
