Rahvusvaheline dokumendisuhtlus ja avaliku dokumendi legaliseerimine

Avalik dokument tuleb legaliseerida juhul, kui seda soovitakse kasutada riigis, mis ei ole ühinenud Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ja samuti riigis, millega Eesti ei ole sõlminud õigusabilepingut.

Alates 1. jaanuarist 2010 kinnitavad Eesti avalikke dokumente apostille’ga notarid. Notarite nimed ja kontaktandmed on leitavad notarite koja veebilehelt.

Lisainfo apostille’ga kinnitamise korrast

Alates 16.02.2019 kohaldus Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus EL 2016/1191, millega lihtsustatakse teatavate avalike dokumentide esitamise nõudeid. 

Nimetatud õigusakti kohaldamine tähendab, et Euroopa Liidus on määruse kohaldamisalasse kuuluvad avalikud dokumendid ja nende kinnitatud ärakirjad, mille on väljastanud ühe liikmesriigi ametiasutus ja mis esitatakse teise liikmesriigi ametiasutusele, vabastatud legaliseerimise ja apostillimise nõuetest.

Eesti avalik dokument, mida soovitakse kasutada riigis, mis ei ole ühinenud Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ja samuti riigis, millega Eesti ei ole sõlminud õigusabilepingut, tuleb legaliseerida Eesti Vabariigi Välisministeeriumi konsulaarosakonnas või välisesinduses ning seejärel selle välisriigi välisesinduses ja/või välisministeeriumis, kus dokumenti soovitakse kasutada.

Välisriigi avalik dokument, mida soovitakse kasutada Eestis, tuleb legaliseerida selle välisriigi välisministeeriumis ja/või välisesinduses, kus dokument on välja antud ning seejärel Eesti Vabariigi välisesinduses või välisministeeriumi konsulaarosakonnas.

Teatud välisriikide dokumendid vajavad täiendavat legaliseerimist välisesinduses enne nende esitamist välisministeeriumi konsulaarosakonnale.

Need riigid on:

Bangladesh – Bangladeshi Suursaatkond Kopenhaagenis
Nigeeria – Nigeeria Suursaatkond
Iraak – Iraagi Suursaatkond Helsingis
Saudi Araabia – Saudi Araabia Suursaatkond Helsingis
Kamerun – Kameruni Peakonsulaat Stockholmis
Taiwan – Taipei esindus Riias
Elevandiluurannik - Côte d'Ivoire Suuraatkond Kopenhaagenis
Vietnam – Vietnami Suursaatkond Helsingis
Kuveit – Kuveidi Suursaatkond Berliinis

Riikide loetelu ei ole lõplik ning võib muutuda.

Legaliseeritakse ainult originaaldokumenti, selle notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakirja, väljavõtet või väljatrükki, millel on sellele dokumendile allakirjutanud ametiisiku originaalallkiri, ees- ja perekonnanimi, ametikoht ning dokumendi väljaandnud asutuse originaalpitser.

Vajaduse korral (kui välisriik nõuab) tuleb lisada legaliseeritud dokumendile tõlge. Dokumente, mille tõlge peab välisriigi õigusakti kohaselt olema ametlik või kinnitatud, tõlgib eesti keelest võõrkeelde üksnes vandetõlk. Välisministeerium tõlketeenust ei osuta.

17. juunil 2011 jõustus Eesti suhtes Diplomaatiliste esindajate ja konsulaarametnike väljastatud dokumentide legaliseerimise nõude tühistamise Euroopa konventsioon (London 1968).

Konventsiooni järgi on osalisriikide välisesinduste väljastatud dokumendid vabastatud legaliseerimisnõudest. Seega on Eestis esitatavad ilma lisaformaalsusteta dokumendid, mis on väljastatud järgmiste riikide kõigi välisesinduste poolt:

• Austria
• Belgia
• Küpros
• Tšehhi
• Prantsusmaa
• Saksamaa
• Kreeka
• Iirimaa
• Itaalia
• Liechtenstein
• Luxembourg
• Moldova
• Holland
• Norra
• Poola
• Portugal
• Rumeenia
• Hispaania
• Rootsi
• Šveits
• Türgi
• Suurbritannia.
• Venemaa

Londoni 1968. aasta konventsiooniga mitteühinenud riikide Eesti territooriumil asuvate välisesinduste välja antud dokumendid ei vaja legaliseerimist. Need riigid on:

• Ameerika Ühendriigid
• Aserbaidžaan
• Brasiilia
• Gruusia
• Hiina
• Jaapan
• Kanada (Kanada saatkonna Tallinna esindus)
• Kasahstan (Kasahstani konsulaat Tallinnas)
• Leedu
• Läti
• Soome
• Taani
• Ukraina
• Ungari
• Venemaa
• Valgevene.

Välisministeerium legaliseerib nende Londoni konventsiooniga mitteühinenud riikide välisesinduste dokumente, mis on Eestisse akrediteeritud, st mille konsulaarpiirkond on Eesti, kuid mis ei asu Eesti territooriumil. Need riigid on:

• Albaania,
• Alžeeria,
• Angola,
• Andorra,
• Araabia Ühendemiraadid,
• Argentina,
• Armeenia,
• Austraalia,
• Bangladesh,
• Belgia,
• Benin,
• Boliivia,
• Bosnia ja Hertsegoviina,
• Botswana,
• Bulgaaria,
• Burkina Faso,
• Colombia,
• Ecuador,
• Egiptus,
• El Salvador,
• Etioopia,
• Filipiinid,
• Ghana,
• Guatemala,
• Guinea,
• Honduras,
• Horvaatia,
• Iisrael,
• India,
• Indoneesia,
• Iraak,
• Iraan,
• Island,
• Jordaania,
• Kambodža,
• Katar,
• Korea Vabariik,
• Kosovo,
• Kuuba,
• Kuveit,
• Laos,
• Liibanon,
• Lõuna-Aafrika,
• Põhja-Makedoonia,
• Malaisia,
• Malawi,
• Mali,
• Maroko,
• Mauritaania,
• Mehhiko,
• Mongoolia,
• Montenegro,
• Myanmar,
• Namiibia,
• Nepal,
• Nicaragua,
• Nigeeria,
• Omaan,
• Pakistan,
• Panama,
• Paraguay,
• Peruu,
• Rwanda,
• Sambia,
• San Marino,
• Serbia,
• Slovakkia,
• Sloveenia,
• Sri Lanka,
• Süüria,
• Tadžikistan,
• Tai,
• Tansaania,
• Togo,
• Tšiili,
• Tuneesia,
• Türkmenistan,
• Uruguay,
• Uus-Meremaa,
• Venezuela,
• Vietnam

Riikide loetelu ei ole lõplik ning võib muutuda. 

Ajakohastatud info Eestisse akrediteeritud välisesinduste kohta on kättesaadav diplomaatilisest portaalist.

Londoni konventsiooniga mitteühinenud riikide välisesinduste dokumente, mis on väljastatud kolmandates riikides, on Eestis esitamiseks kõlbmatud ja neid üldjuhul  ei legaliseerita. 
 

Legaliseeritakse ainult originaaldokumenti, selle notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakirja, väljavõtet või väljatrükki, millel on sellele dokumendile allakirjutanud ametiisiku originaalallkiri, ees- ja perekonnanimi, ametikoht ning dokumendi väljaandnud asutuse originaalpitser.

Ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul (nt abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis vm) legaliseeritakse vaid originaaldokument.

Dokumente on võimalik esitada legaliseerimiseks posti teel. Kirjalik taotlus koos legaliseerimist vajava originaaldokumendiga tuleb saata: Välisministeerium, Konsulaarosakond, Islandi väljak 1, 15049 Tallinn.

Dokumendi legaliseerimise taotluse läbivaatamise eest tuleb tasuda riigilõiv. Riigilõivu saab tasuda pangaülekandega. Riigilõivu summa iga dokumendi kohta on 30 eurot.

* Kui välisriigi maksekorraldusel viitenumbri täitmise võimalus puudub, tuleb märkida viitenumber selgituse lahtrisse.

Dokument legaliseeritakse viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise või allkirjanäidise saabumise päevast arvates.

Taotluse menetlusse võtmise eelduseks on riigilõivu laekumine Rahandusministeeriumi arvele.

Dokumendid tagastatakse taotlejale tähitud postiga taotluses märgitud Eesti aadressil.

Avalikku dokumenti ei legaliseerita kui:

• avalik dokument on võltsitud
• välisriigis antud originaaldokument ei ole legaliseeritud rahvusvahelise tavaõiguse kohaselt;
• avaliku dokumendi sisu ei vasta tõele;
• avalik dokument on välislepingu kohaselt kehtiv ilma mingi muu tõestuseta;
• asjaolud viitavad avaliku dokumendi esialgse sisu ebapädevale muutmisele;
• avalik dokument on rikutud;
• tähtajaline avalik dokument on kehtetu;
• on alust arvata, et avaliku dokumendi kinnitanud isikul puudus pädevus avaliku dokumendi kinnitamiseks;
• avalik dokument on legaliseeritud kasutamiseks teises riigis;
• avaliku dokumendi on legaliseerinud teine Eesti konsulaarametnik